Evenementenloket: evenement organiseren

Hoe evenement aanvragen

Wens je als vereniging een evenement te organiseren? Dan dien je administratief enkele zaken in orde te brengen, voor je aan de communicatie van je activiteit begint.

Welke stappen?

  1. Aanvraag via ZOEM als je een eventuele reservatie wenst van gemeentelijke zalen en/of materialen: ga naar www.zoemhaaltert.be.
  2. (*): Het evenementenformulier dien je in te vullen via het E-loket.
  3. (*): Elk evenement moet ook ingevuld worden in de COVID Event Scan via https://www.covideventriskmodel.be/. Enkel de aanvragen van evenementen waarvan de COVID Event Scan een groen label heeft opgeleverd worden behandeld.
  4. (*): Opstellen Coronadraaiboek waarin volgende zaken zijn opgenomen (zie verder)

Het coronadraaiboek beschrijft volgende voorwaarden

  • Contactgegevens van de coronaverantwoordelijke voor deze activiteit
  • Sensibilisering en de wijze waarop dit kenbaar gemaakt wordt van het verplicht naleven van de coronamaatregelen: 1,5 m afstand, handhygiëne, verplicht dragen van mondmasker
  • Inzet van stewards tot sensibilisering en opvolging van de coronamaatregelen
  • Registratie verplichting en de wijze waarop
  • Enkel bediening en zittend publiek toegelaten
  • Bij evenementen met voeding is enkel bediening toegelaten.
    gedetailleerd plan toevoegen met aanduiding van tafelzetting, toog, IN- en UITgangen, …
  • Hygiëne maatregelen voor sanitair: dient tijdens de activiteit gereinigd te worden, handzeep en mogelijkheid tot handen wassen dient aanwezig te zijn.
  • Aantal personen is afhankelijk van de beschikbare oppervlakte, met een min van 4m² per persoon,
        • Voor buitenactiviteiten max 400 personen
        • Voor binnenactiviteiten max 200 personen

De eventorganisator is zelf verantwoordelijk voor de correctheid van de ingevulde. Indien blijkt dat de ingevulde formulieren onvolledig of onjuist zijn voor de start van het event, kan dit door het lokaal bestuur alsnog geannuleerd worden.

Workshop, lessenreeks of vergadering

(*)Stap 2, 3 en 4 zijn niet nodig wanneer de activiteit een workshop, lessenreeks of vergadering is.

Evenementen

  • Doorloop stap 1 tot 4
  • Dezelfde richtlijnen en een eenvormige beoordeling worden toegepast
  • Volg bij de organisatie van je evenement deze extra Corona richtlijnen
  • Indien het formulier onvolledig of onjuist is voor de start van het event, kan dit door het lokaal bestuur alsnog geannuleerd worden
  • De eventorganisator is zelf verantwoordelijk voor de correctheid van de ingevulde gegevens in de Event tool
  • Er dient rekening gehouden te worden met een maximumcapaciteit voor zittend publiek: max 1 persoon op 4m²
  • Enkel bediening aan tafel, geen zelfbediening
  • Registreren en tellen van de aanwezigen
  • Mondmaskerplicht
  • Zittend publiek
  • In en uit gang aanduiding en gescheiden
  • Corona verantwoordelijke
  • Stewards voorzien
  • Hand en hygiëne gels
  • Geen dans- of bewegingsmogelijkheid, mensen blijven zitten aan de tafels
  • coronadraaiboek moet doorgezonden worden 8 dagen voor event
  • Aanduiding van hygiëne maatregelen en sensibilisering
  • Sanitair gescheiden en permanente reiniging
  • Max tot 1 u nacht
  • Serveer je eten? Foodtrucks? Zorg dat er per kookeenheid een blusapparaat, blusdeken, … aanwezig is.

Indien de alarmdrempel in Haaltert bereikt is, kan het evenement geannuleerd worden vanuit de gemeente.

Deze documenten voeg je volledig en waarheidsgetrouw ingevuld bij de aanvraag:

  • Gedetailleerd plan op schaal van de locatie (aanduiding tafels met zitplaatsen, foodtruck, in en out, looplijnen aanduiden, sanitair, toog, podium, nooduitgangen aanduiden, …).
  • Keuringsattest voor tenten, kookmateriaal, ...

Van zodra wij alle nodige info ontvangen, wordt de aanvraag voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Zij bekijken dit dossier en geven het evenement al dan niet groen licht tot organisatie.