Evenementenloket: evenement organiseren

Hoe evenement aanvragen

Wens je een evenement te organiseren? Dan dien je administratief enkele zaken in orde te brengen, voor je aan de communicatie van je activiteit begint.

Welke stappen?

  1. Aanvraag via ZOEM als je een eventuele reservatie wenst van gemeentelijke zalen en/of materialen: ga naar www.zoemhaaltert.be.
  2. (*): Het evenementenformulier dien je in te vullen via het E-loket.
  3. (*): Afhankelijk van het aantal bezoekers moet er een Covid Event Scan ingevuld worden via 
    https://www.covideventriskmodel.be/. Enkel de aanvragen van evenementen waarvan de COVID Event Scan een groen label heeft opgeleverd worden behandeld.
  4. (*): Opstellen Coronadraaiboek waarin volgende zaken zijn opgenomen (zie verder)

Het coronadraaiboek beschrijft volgende voorwaarden

  • Contactgegevens van de coronaverantwoordelijke voor deze activiteit
  • Sensibilisering en de wijze waarop dit kenbaar gemaakt wordt van het verplicht naleven van de coronamaatregelen: 1,5 m afstand, handhygiëne, verplicht dragen van mondmasker
  • Inzet van stewards tot sensibilisering en opvolging van de coronamaatregelen
  • Registratie verplichting en de wijze waarop
  • Enkel bediening en zittend publiek toegelaten
  • Bij evenementen met voeding is enkel bediening toegelaten.
    gedetailleerd plan toevoegen met aanduiding van tafelzetting, toog, IN- en UITgangen, …
  • Hygiëne maatregelen voor sanitair: dient tijdens de activiteit gereinigd te worden, handzeep en mogelijkheid tot handen wassen dient aanwezig te zijn.
  • Aantal personen is afhankelijk van de beschikbare oppervlakte, met een min van 4m² per persoon,
      • Voor buitenactiviteiten max 400 personen
      • Voor binnenactiviteiten max 200 personen

De eventorganisator is zelf verantwoordelijk voor de correctheid van de ingevulde. Indien blijkt dat de ingevulde formulieren onvolledig of onjuist zijn voor de start van het event, kan dit door het lokaal bestuur alsnog geannuleerd worden.

Deze documenten voeg je volledig en waarheidsgetrouw ingevuld bij de aanvraag:

  • Gedetailleerd plan op schaal van de locatie (aanduiding tafels met zitplaatsen, foodtruck, in en out, looplijnen aanduiden, sanitair, toog, podium, nooduitgangen aanduiden, …).
  • Keuringsattest voor tenten, kookmateriaal, ...

Van zodra wij alle nodige info ontvangen, wordt de aanvraag voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Zij bekijken dit dossier en geven het evenement al dan niet groen licht tot organisatie.

Workshop, lessenreeks of vergadering

(*)Stap 2, 3 en 4 zijn niet nodig wanneer de activiteit een workshop, lessenreeks of vergadering is.

Evenementen

Lokale besturen krijgen heel wat vragen m.b.t. het organiseren van een evenement. Het coronacommissariaat ontwikkelde een overzichtspagina met alle afspraken per sector (protocollen): https://www.info-coronavirus.be/nl/protocollen/#evenementen.

Indien de alarmdrempel in Haaltert bereikt is, kan het evenement geannuleerd worden vanuit de gemeente.

Vul hier het evenementenformulier in

Vul hier het evenementenformulier bijlage Wielerwedstrijd en/of veldrit in