Naar inhoud

Procedure evenement organiseren in Haaltert

Evenement in Haaltert plannen?
Informeer je over de procedure. En vraag het minstens 3 maanden op voorhand aan!

Als je in Haaltert een evenement wil organiseren, moet je dat minstens 3 maanden op voorhand aanvragen. Omdat evenementen met een grote volkstoeloop, inname van het openbaar domein, ... worden besproken op de gemeentelijke Veiligheidscel.

In de Veiligheidscel zit de burgemeester, de noodplanningsambtenaar, politie, brandweer, medische sector en gemeentelijke diensten zoals Cultuur, Communicatie, Verkeer, Openbare Werken, …

Als evenementenorganisator stel je een dossier samen en dient het in voor de Veiligheidscel. Het is mogelijk dat je als organisator uitgenodigd wordt om je evenement en het bijhorend dossier te komen voorstellen.

Is je dossier onvolledig, zal er extra informatie of toelichting gevraagd worden. Het is belangrijk dat je dossier realistisch ingeschat, correct, volledig en voldoende gedetailleerd is. Anders kan de Veiligheidscel geen degelijk advies afleveren.

Ja, ik wil een evenement organiseren! Wat moet ik doen?

Organiseer je een workshop, lessenreeks of vergadering? Dan dien je enkel je zaal en mogelijke materialen te reserveren via ZOEM (https://reservaties.haaltert.be). Die activiteiten vraag je ten laatste 14 dagen vooraf aan.

Voor alle andere activiteiten dien je minstens 3 maand vooraf
1. via ZOEM je gemeentelijke materia(a)l(en) en/of za(a)l(en) te reserveren
2. het aanvraagformulier evenementen (infrastructuur, uitleen materiaal en vervoer) via het E-loket (www.haaltert.be/e-loket) in te vullen.

Wat moet mijn dossier bevatten?

Wanneer je meer dan 500 personen verwacht op je evenement, wordt je dossier besproken op de Veiligheidscel.

Hou rekening met deze zaken:

  • Een duidelijk inplantingsplan met aanduiding van straatnamen, afstanden (schaal), (type) kramen. Is er gas aanwezig op de kramen, indien ja, is er een keuringsattest en een bluseenheid aanwezig?
  • Toegangsweg voor de hulpdiensten is minimum 4 meter breed (8 meter indien doodlopend). De weg moet volledig stabiel zijn, anders leg je stalen platen.
  • Voor de veiligheidsdiensten is er een way-in en way-out nodig.
  • Indien er gekookt wordt (hamburgerkraam, frituur, …) dan moet dat 20 meter verwijderd zijn van de publiekstent en moeten de voertuigen van de brandweer kunnen naderen tot op 60 meter.
  • Is er een medische post en zijn er ziekenwagens ter plaatse?
  • In de publiekstent dienen er blusmiddelen te worden voorzien: minimum 1 bluseenheid per 150 m² tentoppervlakte + 1 bluseenheid in omgeving van de stroomgenerator en de PA.
    Tent moet voorzien zijn van de nodige pictogrammen, veiligheidsverlichting en attestering.
  • Bijvullen van brandstoftanks (racemotoren) enkel in publieksvrije zone.
  • Bij optredens is er “security” nodig (1 persoon per 100 toeschouwers, waarvan per 400 minstens 1 professioneel)

 

Contact gemeentelijke diensten i.v.m. evenementen

Dienst Cultuur in het gemeentehuis, Hoogstraat 41 (rechtervleugel)
053 85 86 34, cultuur@haaltert.be

Contactpersoon Veiligheidscel: Johan De Smet
053 85 86 05, johan.de.smet@haaltert.be

Praktisch

Dienst cultuur

Gemeentehuis
Hoogstraat 41
9450 Haaltert

053 85 86 34

cultuur@haaltert.be

 

OPENINGSUREN

maandag

9 - 12 uur

dinsdag

9 - 12 uur
woensdag 9 - 12 uur
13.30 - 16 uur
donderdag

9 - 12 uur
13.30 - 16 uur
18 - 20 uur

vrijdag

9 - 12 uur

tel. 053/85.86.34